MANUAL DE ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS
1. Crédito em Contas Correntes
1.1 – Extratos Bancários
I – Cópia ou Original dos Extratos Consolidados de todas as contas em nome da Empresa. Estes extratos devem conter todas as informações ocorridas no mês em conta corrente.
II – Extratos das Contas de Aplicações, onde conste as informações de valores Aplicados e Resgatados e Impostos sobre os Rendimentos do valores Aplicados.
1.2 – Identificar claramente através de Documentação Hábil ou Relatórios Internos, os seguintes créditos:
I – Recebimento de Cliente (Nome e Número de Nota Fiscal Emitida)
II – Pagamentos ou Transferências para Fornecedores (Nome e Número da Nota Fiscal
2. Estornos em Contas Correntes
2.1 – Identificar origem dos estornos, com Documentos Hábil ou Relatórios Internos.
Exemplo: Quando Houver um estorno providenciar cópia do documento que gerou o estorno.
3. Emissão de Cheques/Transferências Bancarias.
3.1 – Para pagamentos de despesas:
I – As emissões dos cheques devem sempre conter cópia do cheque que identifique as despesas que estão sendo pagas e preferencialmente anexada aos documentos fiscais pertinente. Ou seja : Nota Fiscal; Recibos e etc.
2 – Pagamento de despesas em especie(Dinheiro) devem seguir o seguinte padrão, os recibos tem de estar datado assinado por que recebeu o pagamento e com o carimbo de pago.
3.2 – Para pagamentos de Autônomos:
I – Considera-se Autônomo toda Pessoa Física que preste Serviços Eventuais, sem subordinação e sem vinculo empregatício.
Para esse tipo de pagamento deve ser emitido um RPA – (Recibo de pagamento de Autônomo) com as Retenções Aplicáveis a cada caso (IRRF; ISS; INSS).
II – Para fins de pagamento do INSS, todos os RPAs devem ser informados ao nosso departamento de RH para inclusão dos seus valores na Folha de Pagamento mensal.
Os valores líquidos pagos aos Autônomos deverão ser aqueles apurados nos RPAs, que serão lançados na Contabilidade.
Orientação: Orientamos que os autônomos sejam substituídos por Empresas Terceirizadas que emitam Notas Fiscais. Com isso a Empresa diminuirá os valores do INSS a recolher e minimizara problemas com a fiscalização.
4. – Suprimento de Caixa.
4.1 – Cheques ou Transferências
I – Emitidos com a finalidade de Suprimento do Caixa devem ser emitidos sempre nominalmente a Empresa, nunca em nome de Funcionários; Sócios ou Terceiros.
II – Caso eventualmente estes repasses sejam realizados p/ Funcionários; Sócios ou Terceiros. Devem sair com a nomenclatura de adiantamento a funcionários; Sócio ou Terceiros para pagamentos de despesas. E posteriormente quem receber o crédito deverá elaborar um Relatório de Prestação de Contas, anexando todos os comprovantes das despesas pagas.
5. – Despesas
5.1 – Documentação Hábil para Comprovação de Despesas
I – Todas as despesas pagas devem ser comprovadas através de Nota Fiscal . Dê preferência Modelo 1 quando referir-se a compras, e Série F quando referir-se a Contratação de Serviços.
Orientação:
Deve-se evitar Recibos e Cupom Fiscal.
5.2 – Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
I – A Empresa deve sempre imprimir uma cópia da Nota Fiscal Eletrônica. O DANFE é um documento auxiliar para transporte e não substitui a Nota Fiscal Eletrônica.
Obs.: Sodexo; Medprev; Serasa e etc não enviam a NFe. Mas o código para que a NFe seja impressa.
Informação: A Nota Fiscal Eletrônica permanece disponível no Sistema Público por no máximo 180 dias.
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx
http://www.sped.fazenda.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=44
5.3 – Apuração do Estoque
Ao final de cada exercício(ano) deve-se apurar o estoque.
P.S.: Sem a devida apuração do estoque muitas obrigações acessórias não poderão serem entregues, ocorrendo multa pela não declarações das mesmas.
6. Despesas em nome dos Sócios ou Terceiros
6.1 – Todas as despesas que encontram-se em nome de Sócios ou de outras Pessoas Físicas que pertençam a Empresa, deverão ser transferidas para o nome da Empresa.
Exemplo: Fatura de Água; Energia; Telefone: Gás e Principalmente Alugueis.
6.2 – As despesas particulares dos Sócios não devem ser pagas pela Empresa e sim pelos Sócios e se eventualmente forem, deverão ser lançadas como adiantamento de Pró-Labore e/ou Lucros, e este fato deve ser formalmente comunicado a contabilidade.
Exemplo: Cartão de Créditos, despesas com Veículos próprios e etc.
7. – Despesas com Viagens e Estadias / Reuniões
7.1 – Quando houver pagamentos a Sócios ou a Funcionários a título de ressarcimento de despesas com viagens ou reuniões, quem for receber o ressarcimento devera emitir um Relatório de Viagens ou Relatório de Despesas com Reuniões, anexando os comprovantes das despesas pagas.
8. – Despesas com Estagiários
8.1 – Estagiários Contratados através de Convênio com Entidades.
I – Deve ser enviados mensalmente a Nota Fiscal das Entidades referente os pagamentos dos estagiários juntamente com a listagem de todos os estagiários.
8.2 – Estagiários Contratados Diretamente pela Empresa
I – Precisa existir um Contrato Formalmente Constituído.
II – Os valores referente pagamento de Bolsa Auxilio, Vale Transporte, Vale Refeição e etc. Deve possuir Documentos Hábeis de pagamento e/ou Distribuição.
III – Enviar mensalmente a Contabilidade Relatórios e Recibos individuais com os valores pagos.
Lembrete: Vale Transporte e Vale Refeição não pode ser pago em Dinheiro.
Obrigatoriamente o Contrato de Estagiário tem que ter 3 partes (Empresa x Instituição x Estudante) de conformidade com a Lei de Estágios nº 11.788/2008
9. – Ajuda de Custo
9.1 – Todos pagamentos de Ajuda de Custo deve conter Recibos e Especificação do motivo do pagamento.
Ajuda de Custo se for paga para complementação de Renda, deve ser paga através de Folha de Pagamento com o Recolhimento dos Tributos pertinente.
10. – Pagamentos referente Folha de Pagamento
10.1 – Os recibos de pagamentos de Salários(Holerites), Férias, 13º salários, Rescisões, Aviso de Férias devem ser enviados impreterivelmente a Contabilidade até o 15º dia de cada mês. Todos estes documentos devem conter a data do pagamento e assinatura do funcionário.
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997).
Art. 465. O pagamento dos salários será efetuado em dia útil e no local do trabalho, dentro do horário do serviço ou imediatamente após o encerramento deste, salvo quando efetuado por depósito em conta bancária, observado o disposto no artigo anterior. (Redação dada pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Lembrete: CONCESSÃO DE VALE-TRANSPORTE E ALIMENTAÇÃO EM DINHEIRO- VEDAÇÃO
A legislação veda, terminantemente, mais especificamente o art. 5º do Decreto nº. 95.247/1987, ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento.
Abre-se a exceção, apenas no caso de falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte, necessário ao atendimento da demanda e ao funcionamento do sistema.
Obs.: Sábados é considerado dia útil.
O pagamento de salários tem de ser pagos até o 5º dia útil do mês subsequente, independente se a empresa trabalha ou não trabalha aos sábados
10.2 – Lei N.º 7.855, de 24 de outubro de 1989
”Art. 459. …………………………………………………………………
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.”
11. – Contratos de Empréstimos, Financiamentos, Seguros, Alugueis e Outros
11.1 – Enviar cópia de todos contratos efetuados a Contabilidade impreterivelmente.
12. – I.P.T.U; I.P.V.A.; I.S.S.; Licenciamento de Veículos
12.1 – Enviar todo o começo de ano cópia do carnê de IPTU, IPVA e ISS em nome da Empresa para a Contabilidade Impreterivelmente.
12.2 – Enviar cópias dos Licenciamentos de Veículos; DPVAT em nome da Empresa para a Contabilidade Impreterivelmente.